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會(huì)議室管理系統(tǒng)方案
一、 會(huì)議室管理概述
會(huì)議室管理領(lǐng)域，正處在由傳統(tǒng)人工服務(wù)向自助式無人化管理全面轉(zhuǎn)變的過渡階段。在當(dāng)今各大企事業(yè)的會(huì)議室中，往往擁有很多大大小小，功能定位各有不同的會(huì)議室，分散在不同的樓層，不同的房間。不同的會(huì)議室也都相應(yīng)的配置很多大小型會(huì)議設(shè)備。在傳統(tǒng)的會(huì)議室管理方法下，由于受到管理人員的調(diào)動(dòng)，工作時(shí)間，工作太多等等一系列的情況，使得會(huì)議室作為一個(gè)服務(wù)的場(chǎng)所，最終的服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)時(shí)長(zhǎng)，大打折扣并不能實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理。企事業(yè)單位員工使用會(huì)議室必須由管理人員手工分配，手工登記，對(duì)會(huì)議室的使用時(shí)間，使用狀況也依賴手工完成。
全新的會(huì)議室管理系統(tǒng)可以與現(xiàn)有的HR系統(tǒng)以及現(xiàn)有的OA系統(tǒng)相互整合，融合到現(xiàn)有的企業(yè)管理平臺(tái)上，方便管理，信息共通。

二、 產(chǎn)品介紹
1．網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架
會(huì)議室管理系統(tǒng)是在TCP/IP協(xié)議基礎(chǔ)上開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)軟件，構(gòu)架在企事業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，可完全兼容現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)，無需重新布網(wǎng)線，無需其它硬件支持，對(duì)于門禁管理則統(tǒng)一通過485線進(jìn)行控制管理。基本網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架如下圖所示：
 

2．會(huì)議室管理流程
 

3．會(huì)議室預(yù)約及管理
3.1 網(wǎng)上預(yù)約：?jiǎn)T工通過電腦或者手機(jī)等設(shè)備登錄網(wǎng)上預(yù)約端，選擇需預(yù)約的會(huì)議室，以及需預(yù)約的時(shí)間段。到了預(yù)約生效時(shí)間，預(yù)約者自動(dòng)擁有該會(huì)議室的使用權(quán)限，并可通過員工卡刷會(huì)議室門禁進(jìn)入房間。到了預(yù)約失效時(shí)間，預(yù)約者自動(dòng)失去會(huì)議室使用權(quán)限，并會(huì)生成記錄。
在預(yù)約過程中，哪些會(huì)議室需要管理員或者相關(guān)的智能部門審核，可以靈活設(shè)置，以及需要審核的時(shí)段都可以設(shè)置。審核結(jié)果通過網(wǎng)站或者微信，郵件等方式通知預(yù)約人員。
3.2手機(jī)/微信預(yù)約
員工通過手機(jī)/微信直接進(jìn)行會(huì)議室使用情況查詢、會(huì)議室預(yù)約及預(yù)約審核情況，也可對(duì)已經(jīng)預(yù)約的會(huì)議室進(jìn)行修改。
 

    集成在本單位微信號(hào)上                        查詢和預(yù)定會(huì)議室

        預(yù)定確認(rèn)                                   預(yù)定成功后的提示信息

3.3 現(xiàn)場(chǎng)預(yù)約
員工可以通過現(xiàn)場(chǎng)預(yù)約臺(tái)預(yù)約，通過預(yù)約臺(tái)對(duì)目前待預(yù)約，已預(yù)約等使用情況一目了然，并按照相應(yīng)的預(yù)約規(guī)則和預(yù)約反饋及時(shí)通知預(yù)約者。
3.4預(yù)約呈現(xiàn)
會(huì)議室預(yù)約成功后，員工通過網(wǎng)上、現(xiàn)場(chǎng)預(yù)約臺(tái)、手機(jī)/微信等媒介都可看到會(huì)議室的預(yù)約情況及與本人相關(guān)的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及注意事項(xiàng)。
4．門禁及管理
4.1可對(duì)每個(gè)會(huì)議室門禁系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一控制。
4.2對(duì)于進(jìn)入會(huì)議室的每個(gè)員工自動(dòng)權(quán)限控制，無進(jìn)入會(huì)議室權(quán)限的員工，無法打開會(huì)議室門禁，有權(quán)限進(jìn)入會(huì)議室的員工，自動(dòng)記錄進(jìn)入時(shí)間，實(shí)現(xiàn)會(huì)議考勤。
4.3對(duì)于走錯(cuò)會(huì)議室的員工，門禁刷卡時(shí)自動(dòng)提醒員工到指定的會(huì)議室。
4.4管理員可遠(yuǎn)程查看每個(gè)會(huì)議室門禁的情況，可遠(yuǎn)程為員工開門。
門禁預(yù)約示意圖：
 

5．用戶信息管理及報(bào)表
用戶信息第三方同步。通過與第三方系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)實(shí)時(shí)更新用戶信息，如OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)對(duì)接獲取員工信息、部門信息，員工掛失、補(bǔ)卡信息實(shí)時(shí)更新。
用戶信息本地維護(hù)。用戶信息可本地新建、更新、銷戶等。
刷卡記錄查詢：分別統(tǒng)計(jì)出各會(huì)議室的所有刷卡人次數(shù)、可以根據(jù)會(huì)議室查詢?cè)谀骋粫r(shí)間段內(nèi)該會(huì)議室的所有使用人次數(shù)的使用記錄。
會(huì)議室使用查詢：按時(shí)間，用戶，會(huì)議室查詢使用明細(xì)記錄，統(tǒng)計(jì)各個(gè)會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)記錄，統(tǒng)計(jì)各個(gè)會(huì)議室使用率。
會(huì)議考勤：每次會(huì)議預(yù)約、員工等查詢員工各類會(huì)議出勤情況和各種考勤的合計(jì)匯總。

訪客登記管理系統(tǒng)方案
一、背景與現(xiàn)狀：
隨著集團(tuán)的快速發(fā)展，各種外來人員流動(dòng)性日益頻繁，在一定程度上增加了安全隱患。當(dāng)前集團(tuán)的訪客管理，對(duì)來訪人員的真實(shí)身份難以識(shí)別，登記制度存在安全漏洞，事故發(fā)生后難以追責(zé)，紙質(zhì)登記單容易丟失、損壞，同時(shí)不宜保存，不便查找，難于追蹤。
二、目標(biāo)：
新建一個(gè)智能訪客管理系統(tǒng)，更加安全可靠地對(duì)來訪人員進(jìn)行管理，保障集團(tuán)各個(gè)部門單位的安全，提高集團(tuán)的電子化訪客登記水平和形象。為了提高訪客登記的規(guī)范性和安全性，系統(tǒng)采用訪客預(yù)約登記制度，改變以往總是由來訪者臨時(shí)發(fā)起登記的局面，改由受訪者主動(dòng)發(fā)起。事先在系統(tǒng)中登記好來訪預(yù)約，確定來訪時(shí)間、來訪者詳細(xì)信息，使得整個(gè)流程更加可控、更加安全可靠，發(fā)生事故后也方便事后追責(zé)。再輔以讀卡認(rèn)證、攝像監(jiān)控、實(shí)時(shí)短信通知等技術(shù)，系統(tǒng)能詳實(shí)、快速的記錄被訪者、以及來訪者的進(jìn)出信息，并能提供便捷的多方式查詢，提高工作效率，增強(qiáng)管理水平，提升管理檔次。
三、系統(tǒng)模塊劃分
系統(tǒng)主要架構(gòu)組成如圖：

 
以下為主要模塊功能介紹：
1． 訪客管理系統(tǒng)服務(wù)：
? 響應(yīng)管理系統(tǒng)WEB端以及登記端對(duì)來訪預(yù)約、身份認(rèn)證，查詢統(tǒng)計(jì)的各種請(qǐng)求。
? 與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接完成數(shù)據(jù)的存取。
? 與ERP系統(tǒng)連接實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證。
? 與閘機(jī)門禁對(duì)接實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客特定時(shí)間內(nèi)允許開門。
2． 訪客管理系統(tǒng)WEB端：
? 通過電腦、手機(jī)、PAD等移動(dòng)終端，為受訪者提供來訪預(yù)約功能。
? 為管理人員提供系統(tǒng)管理及查詢統(tǒng)計(jì)功能。
3． 訪客系統(tǒng)登記端
? 安裝在登記處電腦上，提供訪客身份認(rèn)證及登記的功能。
? 為來訪者發(fā)出一張實(shí)名信息的臨時(shí)出入卡或帶條碼身份信息的登記單。
四、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D
如圖所示:

五、訪客登記流程
訪客登記流程圖

六、功能描述
       為了解決集團(tuán)內(nèi)來訪人員身份難識(shí)別、紙質(zhì)登記文本不易保存、管理難以規(guī)范的問題，系統(tǒng)引入嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膩碓L預(yù)約登記規(guī)則。每次人員來訪，必須由受訪者通過系統(tǒng)發(fā)起來訪預(yù)約，由受訪者填寫來訪者的信息資料。來訪者只需在預(yù)約時(shí)間內(nèi)前往登記處刷二代身份證就可自動(dòng)匹配預(yù)約信息，通過系統(tǒng)換取臨時(shí)卡后自行通過門禁進(jìn)入。系統(tǒng)充分發(fā)揮軟件的優(yōu)勢(shì)，盡可能降低人工的參與度，使得所有的來訪人員登記自動(dòng)、規(guī)范、清晰。記錄周詳，做到有據(jù)可查。并且采用實(shí)時(shí)短信通知、視頻監(jiān)控記錄等盡可能杜絕了安全漏洞。

微信支付自助文印系統(tǒng)方案
一、市場(chǎng)分析--創(chuàng)業(yè)中心
在各種創(chuàng)業(yè)孵化基地、一站式辦公中心等地方，入駐的都是一些小型創(chuàng)業(yè)公司。如果創(chuàng)業(yè)園或者一站式辦公中心能為這些小微企業(yè)提供自助的打印設(shè)備，他們就不需要花費(fèi)額外的經(jīng)費(fèi)去采購(gòu)打印設(shè)備，而創(chuàng)業(yè)基地、辦公中心也會(huì)更受歡迎。

二、自助文印系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
? 無負(fù)擔(dān)--無需作為初創(chuàng)公司的固定資產(chǎn)
? 方便--無需排隊(duì)，即可隨時(shí)進(jìn)行打印復(fù)印
? 業(yè)績(jī)—?jiǎng)?chuàng)業(yè)園可能產(chǎn)生收益
? 無運(yùn)營(yíng)人工成本---自助設(shè)備不需要專人管理
? 創(chuàng)業(yè)園能提供自助文印系統(tǒng)，讓初創(chuàng)公司可以直接拎包入駐辦公，沒有辦公設(shè)備的后顧之憂。
三、自助文印系統(tǒng)介紹